Telefonda konuşulan bilgiler kişisel veridir. Bu yazı genel bilgilendirme amaçlıdır ve hukuki danışmanlık yerine geçmez; işletmenize özel durumlar için bir hukukçuya danışın. Yine de her işletmenin uygulayabileceği temel bir ilke var: işi yapmaya yetecek kadar veri alın.
Talep almak için gerçekten ne gerekiyor?
- Kime döneceğinizi bilmek için ad soyad.
- Dönebilmek için telefon numarası.
- Ne istediğini anlamak için talebin kısa tanımı.
- Planlama için uygun gün ve saat.
Çoğu talep için bu dört bilgi yeterlidir. Daha fazlasını almak hem saklama yükünüzü hem de aydınlatma yükümlülüğünüzü büyütür.
Telefonda sormaktan kaçının
- Sağlık bilgisi, şikâyet ayrıntısı ya da geçmiş tedaviler.
- TC kimlik numarası.
- Kart numarası ya da ödeme bilgisi.
- İş için gerekmiyorsa adres ve e-posta.
Arayanı bilgilendirin
Görüşmenin başında kısa bir aydınlatma cümlesi kullanın: verinin hangi amaçla alındığı ve nereden daha fazla bilgi alınabileceği. Görüşme kaydediliyorsa bunu da söyleyin.
Saklama süresini belirleyin
Talebin karşılanması için gereken süreden uzun saklamayın. Örneğin randevu talebi karşılandıktan sonra kaydın ne kadar tutulacağını önceden yazılı olarak belirleyin.
Hattayız'da Defne yalnız yukarıdaki dört bilgiyi alacak şekilde kurulur. Aydınlatma cümlesini ve saklama süresini kurulumda işletmenizle birlikte belirleriz.
